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Informativa Privacy di Kiuwo

Privacy Policy di Kiuwo ai sensi degli art. 12–14 GDPR.

Ultimo aggiornamento: 10/09/2026

1) Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è Mea World S.r.l. — Sede legale: Via Niccolò Machiavelli, 24 – 51100 Pistoia (PT), Italia. P.IVA / C.F.: 02069030472.

2) Tipologie di dati trattati

a) Dati identificativi e di contatto

  • nome e cognome (se richiesti)

  • indirizzo email

b) Dati di autenticazione

  • credenziali o token di accesso

  • log di accesso e sicurezza generati dal sistema

c) Dati di pagamento (Stripe)

  • informazioni sulla transazione

  • esiti del pagamento (non trattiamo né conserviamo dati delle carte — PAN/CVV; Stripe è titolare autonomo)

d) Contenuti generati dall’utente (UCG)

  • mappe, nodi, testi, collegamenti

  • file allegati

  • audio e trascrizioni

  • eventuali commenti e metadati associati

e) Dati di utilizzo della piattaforma

  • eventi applicativi

  • telemetria, errori, prestazioni

  • pageview, clic, navigazione interna

f) Dati del dispositivo e di rete

  • indirizzo IP

  • user-agent

  • informazioni su dispositivo, sistema operativo e browser

  • cookie e tecnologie tecniche necessarie

  • strumenti statistici, di analisi dell’utilizzo e di registrazione delle sessioni, previo consenso quando richiesto

  • tecnologie pubblicitarie e di misurazione marketing, attivate con il consenso dell’Utente

h) Funzionalità opzionali soggette a consenso

  • session replay e strumenti di analisi del comportamento nell’app

  • geolocalizzazione

  • accesso al microfono per funzioni voce

i) Contenuti pubblicati nella Library Pubblica (opt-in)

  • contenuti che l’Utente sceglie espressamente di rendere pubblici (mappe, nodi, testi)

j) Dati relativi al Piano Organizzazione

  • nome dell’organizzazione, email invitata, ruolo e stato dell’appartenenza

  • informazioni relative a licenze, crediti e consumo delle risorse

  • associazione dei Contenuti all’organizzazione secondo le condizioni accettate dall’Utente

3) Finalità del trattamento e basi giuridiche

a) Autenticazione e gestione dell’account

  • Finalità: autenticazione e gestione dell’account

  • Base giuridica: contratto (art. 6(1)(b))

  • Dati: identificativi, autenticazione

b) Utilizzo delle funzionalità della piattaforma

  • Finalità: erogazione del servizio (mappe, nodi, contenuti, funzioni AI/voce)

  • Base giuridica: contratto (art. 6(1)(b))

  • Dati: UCG, dati tecnici, identificativi

c) Sicurezza e prevenzione abusi

  • Finalità: sicurezza, integrità, prevenzione abusi, logging tecnico

  • Base giuridica: legittimo interesse (art. 6(1)(f))

  • Dati: tecnici, sicurezza, dispositivo

d) Miglioramento del Servizio e sviluppo di nuove funzionalità

  • Finalità: diagnostica tecnica, misurazione del funzionamento e dei consumi, analisi dell’utilizzo, miglioramento del prodotto e sviluppo di nuove funzionalità

  • Base giuridica: legittimo interesse (art. 6(1)(f)) — cfr. valutazione LIA interna

  • Dati: eventi applicativi, dati tecnici e metriche di utilizzo, che possono essere associati all’account quando necessario; i dati sono aggregati o pseudonimizzati ove possibile

e) Analytics e analisi delle sessioni

  • Finalità: comprendere l’utilizzo della piattaforma tramite tecnologie statistiche e, ove attivate, registrazioni delle sessioni

  • Base giuridica: consenso (art. 6(1)(a))

  • Dati: eventi di utilizzo, identificativi tecnici o dell’account, dati del dispositivo e registrazioni della sessione; tali strumenti non sono attivati prima del consenso, salvo componenti inizializzate in modalità limitata con memorizzazione negata

f) Pagamenti

  • Finalità: gestione pagamenti e obblighi fiscali

  • Base giuridica: contratto + obbligo legale

  • Dati: transazionali (via Stripe)

g) Comunicazioni di servizio

  • Finalità: invio email tecniche e di servizio

  • Base giuridica: contratto

  • Dati: identificativi, autenticazione

h) Funzionalità opzionali con consenso

  • Finalità: voce/microfono, geolocalizzazione, heatmap

  • Base giuridica: consenso (art. 6(1)(a))

  • Dati: audio, trascrizioni, comportamento, posizione, tecnici

i) Library Pubblica (opt-in)

  • Finalità: pubblicazione e promozione dei contenuti che l’Utente sceglie espressamente di rendere pubblici (cfr. art. 9 dei Termini)

  • Base giuridica: consenso (art. 6(1)(a)); l’Utente può revocare la pubblicazione per i contenuti ancora a lui associabili

  • Dati: contenuti pubblicati

j) Gestione del Piano Organizzazione

  • Finalità: gestione di inviti, appartenenza, licenze, consumi e operazioni amministrative previste dai Termini

  • Base giuridica: contratto (art. 6(1)(b))

  • Dati: identificativi, ruolo, stato dell’appartenenza, consumi e associazione dei Contenuti all’organizzazione

4) Processi decisionali automatizzati e profilazione

Non effettuiamo processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativo sull’Utente ai sensi dell’art. 22 GDPR. Non svolgiamo profilazione per finalità di marketing senza esplicito consenso dell’Utente, in coerenza con l’art. 2.1 dei Termini.

5) Destinatari e fornitori

Per erogare il Servizio possiamo comunicare dati a fornitori appartenenti alle seguenti categorie:

  • hosting, database, autenticazione e archiviazione;

  • elaborazione AI, trascrizione, OCR ed elaborazione di documenti;

  • analytics e registrazione delle sessioni, previo consenso quando richiesto;

  • invio di email e comunicazioni di servizio;

  • sicurezza, prevenzione degli abusi e autenticazione;

  • gestione di pagamenti, abbonamenti e consumi;

  • pubblicità e misurazione marketing, esclusivamente secondo le preferenze di consenso dell’Utente.

I fornitori che operano per nostro conto sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, quando applicabile. I fornitori di pagamento possono operare come titolari autonomi per gli adempimenti di propria competenza; Kiuwo non conserva i dati completi delle carte.

Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard (SCC) o altra garanzia prevista dal GDPR. L’Utente può richiedere l’elenco aggiornato dei destinatari e informazioni sulle garanzie applicate.

Non cediamo dati a terzi per finalità commerciali autonome.

6) Tempi di conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali per il tempo necessario alle finalità indicate, tenendo conto della durata dell’account, delle esigenze operative e di sicurezza, dell’esercizio o difesa di diritti e degli obblighi di legge. Le copie tecniche e i backup vengono eliminati secondo i cicli dei sistemi e dei fornitori utilizzati.

a) Dati dell’account e contenuti (mappe, nodi, file, audio e trascrizioni)

  • Conservati finché l’Utente mantiene l’account o fino alla cancellazione del singolo contenuto

  • Alla cancellazione dell’account, eliminati o resi non direttamente riconducibili all’Utente, fatti salvi obblighi di legge, prevenzione degli abusi e copie tecniche temporanee

  • I backup del database seguono un ciclo tecnico ordinario di 7 giorni

b) Log tecnici e di sicurezza

  • I log ordinari di sicurezza e accesso sono conservati per un massimo di 90 giorni

  • In caso di incidenti, obblighi di legge o necessità di difesa, i dati pertinenti possono essere conservati più a lungo per il tempo necessario; successivamente vengono eliminati, aggregati o resi non direttamente riconducibili all’Utente

c) Dati di utilizzo e analytics

  • Gli eventi first-party associati all’account per diagnostica e miglioramento sono conservati in forma identificabile per un massimo di 12 mesi; successivamente vengono eliminati, aggregati o resi non direttamente riconducibili all’Utente

  • Gli eventi degli strumenti analytics basati sul consenso possono essere conservati fino a 7 anni secondo la configurazione del servizio utilizzato

  • Le registrazioni Session Replay sono conservate per 30 giorni

  • Gli strumenti soggetti a consenso vengono utilizzati secondo le preferenze espresse dall’Utente

d) Audio originale

  • Gli audio salvati come contenuti dell’Utente sono conservati fino alla loro cancellazione o alla cancellazione dell’account

  • Gli upload audio temporanei e incompleti vengono eliminati dopo 24 ore di inattività

  • Le trascrizioni seguono i tempi di conservazione dei contenuti dell’account

e) Dati di pagamento

  • I dati necessari agli obblighi fiscali e contabili sono conservati per 10 anni

f) Email tecniche e comunicazioni di servizio

  • I log del servizio di invio email possono essere conservati per 30 giorni

  • I dati di contatto e gli attributi necessari alle comunicazioni sono conservati finché l’account è attivo o per il diverso periodo richiesto dalla finalità, dagli obblighi di legge o dall’esercizio dei diritti

7) Diritti dell’interessato

Hai diritto a:

  • accesso

  • rettifica

  • cancellazione

  • limitazione

  • opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse

  • portabilità

  • revoca del consenso, anche per analytics, Session Replay e strumenti di marketing

  • reclamo al Garante Privacy (www.garanteprivacy.it)

Come esercitare i diritti: Email: kiuwo@meaworld.com — Risposta entro 30 giorni (prorogabile a 60 nei casi complessi).

Tecnologie tecniche necessarie

Sono utilizzate automaticamente per:

  • funzionamento della piattaforma;

  • gestione della sessione;

  • autenticazione e sicurezza;

  • memorizzazione delle preferenze di consenso.

Analytics e Session Replay

Previo consenso, Kiuwo può utilizzare tecnologie per misurare l’utilizzo della piattaforma e registrare le interazioni durante una sessione. Tali strumenti possono trattare eventi di navigazione, identificativi tecnici o dell’account e informazioni sul dispositivo. Le registrazioni sono conservate per 30 giorni.

Tecnologie pubblicitarie e di marketing

Previo consenso, Kiuwo può utilizzare tecnologie per misurare campagne pubblicitarie e attività di marketing. Alcuni componenti possono essere inizializzati prima della scelta dell’Utente in modalità limitata, con la memorizzazione pubblicitaria e statistica impostata come negata fino all’eventuale consenso.

Gestione delle preferenze

L’Utente può:

  • accettare tutti gli strumenti;

  • rifiutare quelli non necessari;

  • scegliere le categorie tramite il pannello di consenso;

  • modificare o revocare le preferenze in ogni momento.

L’elenco aggiornato delle tecnologie utilizzate e delle relative preferenze è disponibile nel pannello di gestione del consenso.

9) Misure di sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate e proporzionate, tra cui:

  • cifratura delle comunicazioni tramite HTTPS/TLS;

  • cifratura dei dati archiviati sui sistemi utilizzati;

  • limitazione degli accessi amministrativi al personale autorizzato;

  • misure volte a garantire riservatezza, integrità e disponibilità dei dati.

10) Modifiche all’informativa

Potremmo aggiornare l’informativa per motivi normativi, tecnici o organizzativi, anche in caso di variazioni rilevanti relative a fornitori, trasferimenti, tempi di conservazione o misure di sicurezza. In caso di modifiche rilevanti informeremo gli utenti via piattaforma o comunicazione diretta. La versione aggiornata è sempre disponibile in questa pagina.

11) Contatti

Per informazioni o richieste relative ai tuoi dati personali: Mea World S.r.l. — Email: kiuwo@meaworld.com